Vista del Comprador
Anteriormente, una vez que todos los documentos con coincidencia de órdenes se importaban al diario, la carga de gestionar cualquier error recaía principalmente en el equipo de Cuentas por Pagar (AP).
Ahora, los compradores pueden intervenir antes en el proceso, brindando apoyo al equipo de AP mediante la gestión o aportación de información sobre documentos con coincidencia de órdenes que tienen errores dentro de su propio espacio de trabajo dedicado, la Vista de Coincidencia de Órdenes de ExFlow para Compradores.
Después de que los compradores aborden los problemas (potenciales) con sus órdenes, esta función guía al equipo de AP en la resolución de cualquier error en las líneas con coincidencia de órdenes dentro del Diario de Importación, permitiéndoles continuar su trabajo sin problemas y acelerando el proceso de aprobación hasta la contabilización.
Configuración
Nueva Coincidencia de Órdenes
La vista del Comprador solo puede utilizarse si está habilitada la Nueva Coincidencia de Órdenes.
Lea más sobre esto en Primeros Pasos y Nueva Experiencia de Coincidencia de Órdenes
Configuración de Usuario
Vaya a: Configuración de Usuario
El ID de Usuario de Business Central debe ingresarse en la Configuración de Usuario para acceder a la Vista del Comprador.
También agregue el Código de Comprador del Usuario para obtener una vista filtrada según ese Código de Comprador, esto no es obligatorio. Sin embargo, si no se establece ningún Código de Comprador, el comprador verá todas las líneas de documentos con coincidencia de órdenes existentes que tengan errores.
Permisos en el Usuario
Vaya a: Ficha de Usuario
Se puede utilizar el Conjunto de Permisos EX PURCHASER, pero no es obligatorio.
Los usuarios con otro conjunto de permisos de ExFlow también pueden acceder a la vista. Observe que combinar Ex Admin/Ex Accountant con Ex Purchaser causará limitaciones de acceso. (Si tiene uno de estos conjuntos de permisos, entonces Ex Purchaser obviamente no es necesario).
Se pueden proporcionar permisos adicionales para ingresar a un diario al Comprador. Lea más sobre esto en Permiso de Diario de Importación para Comprador
Centro de Rol del Agente de Compras
Desde el Centro de Rol estándar de Business Central Agente de Compras, se puede encontrar la pila Vista del Comprador de ExFlow, y el Comprador puede hacer clic para acceder a su espacio de trabajo dedicado.
Vista del Comprador
Vaya a: Vista de Coincidencia de Órdenes de ExFlow para Comprador
Los compradores también pueden buscar Vista de Coincidencia de Órdenes de ExFlow para Comprador en Business Central y entrar en la vista.
La Vista del Comprador muestra todas las líneas de documentos con errores que deben gestionarse. Desde aquí, los Compradores pueden gestionar sus órdenes, recepciones, envíos y ajustes de precios, etc.
| Vista de Coincidencia de Órdenes para Comprador | |
|---|---|
| Coincidir Línea | Utilice esta función para hacer coincidir la línea seleccionada. |
| Deshacer Coincidencia | Utilice esta función para liberar la coincidencia de la línea seleccionada para volver a coincidir con otra línea de orden. Las líneas divididas se revertirán. |
| Eliminar Nº de Orden | Utilice esta función para eliminar el número de orden de la línea seleccionada. |
| Verificar | Utilice esta función para verificar el documento de la línea seleccionada. |
| Verificar Todo | Verificar todas las líneas de documentos. |
| Asignar Automáticamente Recepción/Envío | Utilice esta funcionalidad para asignar automáticamente la recepción/envío a las líneas. |
| Ficha de Orden | Ver o editar información detallada sobre la orden o la orden de devolución en la línea del documento de compra. |
| Ficha de Documento | Ver la ficha del documento para el documento seleccionado. |
| Acción | |
| Documentos Relacionados con la Línea de Orden | Muestra dónde se utiliza la línea de orden seleccionada en el documento de compra elegido. |
| Filtrar/Desfiltrar Misma Línea de Importación | Filtrar/Desfiltrar para mostrar otros documentos o líneas con el mismo Número de Orden y Número de Línea de Orden. |
| Acción – Correo Electrónico | |
| Enviar Recordatorios de Recepción | Utilice esta función para enviar recordatorios de recepción para las líneas seleccionadas. (Solo aplicable si Coincidir Documentos = Recepciones está configurado) |
| Ver Registro de Correos Electrónicos | Utilice esta función para enviar recordatorios de recepción para las líneas seleccionadas. |
| Enviar Correo Electrónico al Proveedor | Utilice esta función para enviar un correo electrónico al proveedor u otro. |
| Correos Electrónicos Enviados | Ver una lista de correos electrónicos que se han enviado con respecto a este documento. |
| Relacionado | |
| Acerca de ExFlow | Obtener versiones actuales y enlaces convenientes |
| Relacionado - Archivos | |
| Mostrar Imagen del Documento (Ctrl+I) | Utilice esta función para mostrar la imagen del documento para el documento actualmente seleccionado. |
| Mostrar Detalles de Importación (OCR) | Utilice esta función para mostrar los datos de importación OCR para el documento actualmente seleccionado. |
Líneas de Importación y Líneas de Orden
Las líneas de documentos importados se muestran a la izquierda, y las líneas de orden correspondientes a la derecha.
Las facturas de compra y las líneas de orden de compra se muestran en negro, y las notas de crédito y las líneas de orden de devolución correspondientes se muestran en rojo para mayor claridad.
Líneas Coincidentes
Las Líneas de Orden Coincidentes estarán en negrita para mayor claridad, para que el Comprador pueda ver fácilmente qué línea de importación está conectada a qué línea de orden.
Excepciones
En la Sección de Excepciones, se mostrarán diferentes mensajes de acción. Estos son los mismos mensajes de acción que el equipo de AP verá en los Diarios de Importación.
El Comprador puede agregar un Código de Excepción cuando sea necesario. El Código de Excepción se utiliza siempre que el Comprador haya hecho todo lo posible desde su lado para corregir un problema de coincidencia de órdenes. Después de agregar el código, el equipo de AP será informado sobre cómo manejar el documento.
El Código de Excepción no es obligatorio, si el Comprador corrige, por ejemplo, el costo unitario en la orden, entonces el error desaparecerá, y no se necesitará ningún Código de Excepción ya que el documento se corregirá.
| Excepciones | |
|---|---|
| Mensaje de Acción | El mensaje de error para la línea del documento |
| Código de Excepción | Código de Error que el comprador puede agregar, para señalar al equipo de AP cómo proceder para resolver/manejar la línea con error |
| Descripción de la Excepción | Descripción del Código de Excepción |
| Creado por | Mostrar el Usuario que agregó el Código de Excepción |
| Hora/Fecha de Manejo | Mostrar el Usuario que resolvió el error |
Lea más sobre esto en Flujo de Trabajo
Tipo de Error
El comprador puede filtrar la vista en un tipo de error específico para facilitar la gestión de sus líneas de error relacionadas con la orden. Actualmente, los siguientes Tipos de Error están disponibles:
Usar Cantidad Base
Muestra todas las cantidades en la unidad de medida base.
Mostrar Líneas con Código de Excepción
Habilite esta casilla de verificación para ver las líneas de documentos donde el Comprador ha agregado Códigos de Excepción.
Las Líneas estarán en esta vista mientras el documento exista en el Diario de Importación. Cuando se cree el documento y se envíe para su aprobación, las líneas no serán visibles.
FactBoxes
Vista Previa de PDF
Ver la imagen del documento.
Panel de Discusión
Utilice el Panel de Discusión para comunicarse, como de costumbre, con colegas y aprobadores web.
Archivos de Documentos Entrantes
Descargar Documento Entrante o adjuntar otros archivos.
Flujo de Trabajo
AP importará documentos con coincidencia de órdenes, y todos ellos tendrán algún tipo de error de coincidencia de órdenes, podría ser, por ejemplo, diferencias de precio o cantidad.
Luego, estas líneas de error se mostrarán al Comprador específico en la Vista del Comprador, para que manejen el problema para que AP pueda hacer cualquier ajuste potencial y enviar el documento para su aprobación.
Para ilustrar esto con un ejemplo, si una factura con coincidencia de órdenes se interpreta e importa al Diario de Importación con una diferencia de Costo Unitario entre la línea del documento importado y la línea de orden, entonces ExFlow enumerará todos los problemas en una lista de errores recopilada para proporcionar una mejor visión general y un proceso de manejo y resolución más rápido.
Diario de Importación, como AP
Cuando el documento se interpreta a nivel de línea y se importa con error, AP podría necesitar información sobre cómo resolver el problema relacionado con la orden.
En este ejemplo, AP tiene una factura con coincidencia de órdenes con un mensaje de acción en la línea, indicando que existe un error. Los errores se mostrarán en la lista de Múltiples Líneas de Error.
AP puede hacer clic en el Mensaje de Acción para inspeccionar y ver todos los errores existentes en la Lista de Múltiples Errores (en lugar de obtener errores uno por uno como en la antigua coincidencia de órdenes).
Si se establece un Código de Comprador para un proveedor específico, seguirá al Diario de Importación, y todas las líneas de error serán visibles para ese comprador, en su Vista del Comprador para ser manejadas.
Los documentos con errores relacionados con la coincidencia de órdenes en el encabezado también pueden ser activados manualmente en la línea, para ser enviados al Comprador para su gestión.
Vista del Comprador
Corregir una Orden
Según los Mensajes de Acción en este ejemplo, la orden no está liberada y no se puede hacer coincidir con las líneas del documento importado.
En este caso, el Comprador puede ingresar a la Ficha de Orden y recibir la orden, y por supuesto, hacer otras correcciones necesarias.
El Comprador también puede acceder a la Ficha de Documento en modo de lectura, pero no tendrá permiso para editar la ficha del documento.
Esa orden desaparecerá de la Vista del Comprador, ya que recibirla también la marcará como gestionada, y AP ahora puede proceder a crear el documento en el Diario de Importación, ya que fue una coincidencia perfecta.
Enviar Recordatorio de Recepción
Vaya a: Acciones --> Correo Electrónico --> Enviar Recordatorios de Recepción
Si los bienes no se reciben, el Comprador puede enviar un recordatorio a los trabajadores del almacén, coordinador de compras u otros colegas.
Lea más sobre esto en Recordatorios por Correo Electrónico --> Orden No Recibida
Esto solo funciona para documentos donde la configuración Coincidir Documentos = Recepciones.
El Registro de Correos Electrónicos también se puede encontrar en la función ‘’Enviar Recordatorios de Recepción’’.
Enviar Correo Electrónico al Proveedor
Vaya a: Acciones --> Correo Electrónico --> Enviar Correo Electrónico al Proveedor
Los Compradores pueden enviar correos electrónicos al proveedor desde esta vista. Los Compradores también pueden ver todos los correos electrónicos enviados en la función ‘’Enviar Correo Electrónico al Proveedor’’.
En el siguiente ejemplo, el Comprador Sammy necesita contactar al proveedor debido a un costo unitario incorrecto en todos los artículos y solicitar un crédito y una nueva factura con los costos unitarios correctos, según su acuerdo.
La información sobre el correo electrónico enviado se establecerá como un mensaje de chat en el Panel de Discusión.
El correo electrónico también se adjuntará como un pdf en Documentos Entrantes (Adjuntos de Soporte).
El pdf también seguirá a ExFlow Web como un adjunto para que los aprobadores lo vean, para mantener a todos los involucrados informados de principio a fin.
El siguiente paso para el comprador es agregar un Código de Excepción: Crédito.
Agregar un Código de Excepción
Para dar seguimiento al escenario anterior, el Comprador Sammy necesita agregar un Código de Excepción, señalando al equipo de AP que proceda con la gestión y resolución de los problemas del documento.
Al agregar un Código de Excepción, el campo ‘’Creado por’’ se insertará automáticamente con el ID de Usuario que agregó el Código de Excepción.
Siempre que un Comprador agregue un Código de Excepción, la Línea de Importación y su línea de orden correspondiente se filtrarán de esta página, y serán accesibles en la vista filtrada ‘’Mostrar Líneas con Código de Excepción’’ cuando esté habilitada.
El Comprador ha terminado de su lado, con el correo electrónico y el código de excepción agregados, el comprador ha guiado al equipo de AP para que continúe con la gestión/resolución del documento en el Diario de Importación.
Corregir el documento como AP en el Diario de Importación
AP puede habilitar ‘’Filtrar Documentos con Excepción de Orden’’ para filtrar el diario en los códigos de excepción agregados por los Compradores (para dar seguimiento al trabajo agregado por los compradores) y continuar con la gestión del documento.
AP puede ver que el Comprador ha agregado Crédito como Código de Excepción y ahora sabe cómo proceder con el documento.
Cuando el equipo de AP haya gestionado/resuelto el documento, el error de coincidencia de órdenes en la línea desaparecerá. La ‘’Existencia de Múltiples Líneas de Error’’ seguirá marcada para que AP pueda hacer clic fácilmente en la pequeña línea (-) para abrir la Lista de Múltiples Errores y mostrar el historial.
AP también puede Bloquear Documento para Publicación, como en la imagen a continuación.
En la página de Lista de Múltiples Errores, se agregará una marca de tiempo a la línea gestionada para dar información sobre cuándo se resolvió el error.
Cuando se resuelva, la línea de error estará en cursiva y no se podrá editar.
El personal de AP también puede usar el comando corto ‘’Alt+M’’ para ingresar a la página de Coincidencia Manual de Órdenes para una mejor visión general.
El documento ahora se puede crear. Cuando se cree, el documento se encontrará en Estado de Aprobación como de costumbre, pero marcado como: bloqueado para publicación, hasta que se realicen más ajustes.
Estado de Aprobación
Vaya a: Estado de Aprobación --> Líneas de Documentos --> Existencia de Múltiples Líneas de Error
En Estado de Aprobación, AP puede ver si un documento contiene Múltiples Líneas de Error en las Líneas de Documentos. Si las líneas de error del documento con coincidencia de órdenes se han gestionado y resuelto, las Múltiples Líneas de Error seguirán para ver el historial.
Al hacer clic en ‘’Existencia de Múltiples Líneas de Error’’: ‘’Sí’’, se abrirá la Lista de Múltiples Errores para mostrar la línea(s) resuelta(s) en cursiva.
Enviar Correo Electrónico al Proveedor en Estado de Aprobación
Vaya a: Relacionado --> Estado de Aprobación --> Enviar Correo Electrónico al Proveedor/Correos Electrónicos Enviados
Si es necesario, AP puede enviar un correo electrónico al proveedor desde el Estado de Aprobación y también ver el registro de correos electrónicos. Cada correo electrónico enviado será un adjunto guardado, junto con un mensaje de chat para mantener al aprobador actualizado.
Vaya a Correos Electrónicos Enviados para ver el registro.
Historial de Estado de Aprobación
La información de la Lista de Múltiples Errores, por supuesto, también seguirá a las Líneas de Documentos Publicados en el Historial de Estado de Aprobación.
Permiso de Diario de Importación para Comprador
Vaya a: Ficha de Usuario de ExFlow --> Permiso de Diario de Importación para Comprador
Abra la ficha de usuario de ExFlow del Comprador e ingrese ‘’Permiso de Diario de Importación para Comprador’’ y marque qué diario(s) debe tener acceso el Comprador.
Esto solo será aplicable para Usuarios de Business Central con el conjunto de permisos EX PURCHASER.
Con el permiso otorgado, el comprador tendrá acceso de LECTURA al diario elegido, no se podrán realizar modificaciones.
En este ejemplo, el Comprador Sammy solo tiene acceso para ingresar al Diario de Importación de EDC PO, y no a otros diarios.
